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Excelでメールを送信できることのメリットについて。

これまでのVBAプログラミングで、Excelからメール送信が出来るようになりました。

どんなことが出来るのか、大体感じが掴めてきたと思います。

あなたが普段使い慣れているExcelからメールを送信できると、ちょっと面白いですよね。

しかし、ただメールを送信できるだけでは、普通のメーラーのほうが、ずっと便利です。

実はここからが、Excelが本領を発揮するところなのです。

ちょっと工夫するだけで、普通のメーラーには無い、Excelの機能を活用した、高度なメール送信が可能になります。

以下にいくつかアイデアを書いておきます。参考にしてください。

(1)一括送信できる。
Excelでメールアドレスを管理すると、「行番号○○〜○○まで」というように、メールを指定して、しかも一括して送信することができます。

例えば、既存のお客様に一斉にメール配信するような使い方が可能です。

使い慣れているExcelなので、メールアドレスの管理が簡単なのもメリットです。Excelが使える人なら、追加や削除、編集が楽にできます。


(2)独自のメールマガジンを発行できる。
メールを一括配信できるということは、独自のメールマガジンを発行することも可能です。

例えば、メルマガごとにワークシートを分けて、メールアドレスを管理すれば、いくつでもメルマガを発行できます。

フォームとVBAプログラムは、共通して使えるので、一つで大丈夫です。


(3)抽出した宛先にメールを送信できる。
例えば、ExcelワークシートのC列に都道府県が入力されていれば、「東京都」の人だけにメールを送るようなことが可能になります。

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また、「パソコン」を購入した人だけに送信するとか、「10万円以上」お買い上げのお得意様だけに特別優待メールを送るというようなことが可能になります。

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このような抽出は、Excelでも可能ですが、Accessのほうが得意なので、Accessの回に詳しく説明します。


(4)件名や本文中に氏名を自動的に挿入できる。
メールの件名に氏名が入っていると、メールを開封して読んでもらえる確率がアップします。

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また本文中に氏名を自動挿入することで、個々に作成したメールのようになり、親しみのある文章になります。

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自動挿入の方法については、今後のステップで説明します。


(5)本文中にいろんな情報を個別に挿入できる。
例えば、D列に商品名、E列に金額があったとすると、顧客別にメールの本文を変えることが可能になります。

以下のように、ご注文のあった商品情報として、メールの最後に自動的に挿入するようなことができます。

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この方法についても、今後のステップで解説します。

注文数が増えてくると、手作業で顧客に送るメールを作成するのは大変です。

そんな時に情報を自動的に挿入し、メール送信できると便利です。時間の短縮と人件費の削減にもつながります。

Excelを使えば、そのようなシステムが、あなた自身で作れるのです。自分で作れば、細かい設定は自由自在です。


以上のように、Excelからメールが送信できると、普通のメーラーでは出来ないような高度なメール送信が可能になります。

ここに上げた例は、ほんの一部です。アイデア次第で、使い方がいくらでも広がります。


【ワンポイント】
Accessを使う場合でも、Excelと同様のメリットがありますが、さらに細かい制御が可能です。

Accessは、データベースソフトウェアなので、大量のデータを管理したり、操作することが得意です。

また、データをマッチングしてから、メール送信するといった、より高度な使い方もできます。

したがって、ある程度データ数が増えてきたり、より高度な使い方をしたい時は、Excelよりは Accessの方が便利になります。

ただExcelの手軽さも魅力なので、ケースによって上手く使い分けると良いでしょう。

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