プログラミング言語は、データベースと相性が良いので、メールの件名、本文、受信日時などを取得し、データベースに保存することができます。
もちろんメール本文中のデータを、切り出すことも可能です。
氏名やメールアドレスなどを切り出し、列(フィールド)に分けて整理することができます。
一度データベースに保存してしまえば、データの活用方法は、一気に広がります。
メールは送信と受信が基本なので、分けてまとめました。活用例とメリットを挙げています。
■受信できるメリット
(1)ネットショップの受注メール
ネットショップを運営していると、商品が売れたら、受注メールが届きます。
この受注メールの中から、必要な情報だけを切り出し、データベース化することができます。
もしあなたが、ショッピングモールに出店している場合は、管理者画面で情報が見れたり、CSVファイルでダウンロードできることもあると思います。
でもメールだけのシステムも多いです。
特に個人でネットショップを作る場合は、わざわざ管理者画面を作るよりは、メールだけで済ませたほうが簡単です。
ネットショップ側の開発コストも安くて済みます。
受注メールには、様々な情報が記載されていますが、不要な部分が多いです。
商品の発送に関する情報を、メールから手作業で取り出していることもあるのではないでしょうか？
手作業だと、注文数が多くなるほど、時間がかかるし、面倒ですよね。
実はプログラムを使うと、受注メールから、注文情報や顧客情報が自動的に切り出せます。
その情報をデータベースに保存することで、いろんなことが出来るようになります。
宛先の印刷はもちろん、顧客名簿を自動的に作成したり、売上の集計などが可能になります。
私は実際に、上記のようなシステムをいくつか開発しましたが、「作業が楽になった」と喜んでもらえました。(現在も使われています)
(2)ネットオークション
ネットオークションの場合も、ネットショップとほとんど同じです。届くメールから必要な情報を取り出すことができます。
(3)日報や報告書
社内の文書は、紙やメールだけで保存していることが多いのではないでしょうか？
メールだと、各自のパソコンに情報が散在している状態です。情報を更新することもできません。
実は用意した受信用のメールアドレスに、メールを送信するだけで、自動的にデータベースに取り込み、整理することが可能になります。
データベースに取り込めば、情報を一元的に管理することができます。
社内で情報を共有したり、最新のデータに修正することも簡単です。
そして後から情報を検索したり、集計したり、印刷することも可能です。
(4)経費や売上の計算
メールで経費や売上の内訳を送ることで、データベースに保存され、自動的に計算することが可能になります。
後で経理が、間違いがないか確認する必要はありますが、手間はだいぶ減らすことができるでしょう。
リアルタイムの決算ができるかもしれませんね。すると経営者は重宝します。
■送信できるメリット
メールの受信時に、情報をデータベースに取り込んでおけば、送信する時にも、いろんなメリットが出てきます。
(1)顧客にメールを送る
例えば、ある条件を満たした顧客だけに、メールを送信するといったことが可能です。
・最近○○を購入したお客様に、関連商品を紹介するメールを送る
・1ヶ月以内に10,000円以上お買い上げのお得意様に、特別価格で販売するメールを送る
・北海道と沖縄に住んでいる顧客だけを抽出してメールを送る
もちろん既存のお客様全員に、同じメールを送ることもできます。
タイトルや本文に、お客様の氏名を挿入することも可能なので、親しみのあるメールを送ることができます。(読んでもらえる確率が高くなる)
(2)メールマガジンの発行
データベースを使えば、独自のメールマガジンを発行することができます。
「まぐまぐ」などの無料で使える発行スタンドほど、高機能ではないかも知れませんが、メルマガを独自で発行できると、結構メリットがあります。
・広告などの制限が無い
・メールアドレスが得られる
・サービスが終了することがない
今回紹介したのは、プログラミング言語とデータベースを使った、メール送受信の活用方法のほんの一例です。
他にもアイデア次第で、いろんな使い方ができます。
